“Lo que importa mas nunca debe estar a merced de lo que importa menos” (Goethe, sabio Alemán)
Esta característica se refiere a la administración del tiempo, en hacer primero lo primero. Saber administrar bien el tiempo, en hacer “primero lo primero”. Saber administrar bien el tiempo, es una actividad de suma importancia.
La administración del tiempo se centra en hacer primero lo importante para mi vida. No debemos dejar estas actividades para “después” ya que “después” se convierten en actividades urgentes y se corre el riesgo de no realizarlas o realizarlas mediocremente.
Las actividades urgentes son aquellas que hay que realizarlas ya. Mientras que las importantes son aquellas que contribuyen a realizar mi misión; es una actividad que agrega valor a mi vida.
Según Stephen Covey, autor del libro “Primero lo primero”, existen cuatro cuadrantes en los que toda persona desarrolla sus habilidades y pueden ayudarnos a organizar mejor nuestro tiempo:
Urgente No urgente
Importante Cuadrante 1 Cuadrante 2
No importante Cuadrante 3 Cuadrante 4
Cuadrante 1: Lo urgente e importante. Es el cuadrante de la crisis, de los problemas apremiantes, de las tareas que se vencen.
Cuadrante 2: No urgentes, importantes. Es el cuadrante de la prevención, la planificación, la recreación, de reconocer y aprovechar nuevas y buenas oportunidades.
Cuadrante 3: No importante, urgente. Es el cuadrante de las interrupciones, de las reuniones improductivas y no importantes, de las actividades apremiantes.
Cuadrante 4: No urgente, no importante. Es el cuadrante de las trivialidades, de la pérdida de tiempo.
Comentario:
Cómo medir la urgencia
Te voy a dar la medida que utilizo para organizar las tareas de más a menos urgentes. Como te explicaba antes, una tarea es tanto más urgente cuanto más larga sea y cuanto menos tiempo quede para hacerla.
De esto se puede deducir que la tarea menos urgente posible es aquella que se hace instantáneamente (0 segundos) o para la que te queda tiempo infinito (lo que en el mundo real significa: no hay fecha límite).
Con esto en la cabeza, esta es mi medida de la urgencia:
De esto deducimos que todas las tareas estarán entre 0 y 1 significando cada uno:
- 0: No es urgente ni lo será nunca
- 1: Debes dedicarle absolutamente todo tu tiempo a esa tarea o no la darás hecho antes de la fecha límite
Por último alguno de vosotros puede que se pregunte: ¿Pero qué pasa si me da que la urgencia es más de 1? Eso querría decir que el tiempo que te lleva la tarea es más que el que te queda. Como resulta evidente, ya es una tarea imposible.
No malgastes esfuerzos empezando algo que no va a dar resultados, o por el contrario, negocia ampliar la fecha límite.
¿Y la importancia?
La importancia es extremadamente subjetiva, depende absolutamente de ti. No existe medida homogénea.
Sé que te puede sonar un poco defraudarte esta conclusión pero en realidad es al contrario, te recomiendo que protejas esto constantemente. Si alguien cambia la importancia que le das a cada tarea podría controlar indirectamente lo que haces.
Tu madre cuando quería que te comieses un plato de lentejas te amenazaba con dejarte sin salir a jugar. En nuestro modelo, eso no es ni más ni menos que cambiar el contexto. A la consecuencia de quedarte con hambre se le añadía la de no poder jugar después. Por lo tanto acababas percibiendo la tarea como más importante. ¿Da miedo visto así, eh? ¡Menos mal que nuestras madres lo hacían porque las lentejas tienen mucho hierro!
Por eso digo que no sólo no te doy un método para ordenar la importancia, sino que te animo a que seas exclusivamente tú el único que la define.
http://www.zetasoftware.com/2015/02/administracion-del-tiempo-los-4-cuadrantes-de-stephen-covey/
Cuadrante 1: Tiempo de desarrollo personal (¿A donde voy?, ¿Quien soy?, ¿Que quiero?), visualizar el futuro, mi carrera, buen desempeño en la universidad.
Resultado: Felicidad.
Cuadrante 2: Tiempo de aprendizaje, de encontrar nuevas cosas, conocer lugares, personas y otras culturas.
Resultado: Aprendizaje.
Cuadrante 3: Obtener un gran trabajo, un lugar estable, una "Rutina".
Resultado: Stress, cansancio y tedioso.
Cuadrante 4: Presiones, tiempo desperdiciado, proyectos de crisis, cosas de ultima hora.
Resultado: Desagrado, irresponsabilidad total y stress.
